事務所移転の流れとポイント

事務所移転では、現在借りているところの解約手続きを行い、新オフィスの入居可能時期を確認しなければなりません。賃貸契約書の内容を確認して解約予告期間を調べ、敷金や委託金の返却期間に関する事項にも目を通します。オフィスの退去では、通常半年前には解約通知を出すのが一般的です。短ければ3か月前でも良いケースもありますが、書類に半年と書かれていたらその期間を守る必要があります。

また、事務所移転では旧オフィスの原状回復を行うことも重要であり、指定業者の有無があるのかや、業者の手配について調整を行います。新しいオフィスを探す時には、事前に事務所移転をする理由を考えることも大切です。現状のオフィスの課題点を洗い出し、それをもとにエリアや内装、レイアウトを明確にします。問題点が分かると条件を決めるのも簡単です。

業種にもよりますが、利便性に優れているのは最寄り駅から徒歩で10分以内の立地にあるオフィスであり、社員の通勤時間や交通費の増減にも目を向けます。入居コストや移転にかかる諸費用を計算したら、あとは取引先に連絡することで準備は完了です。当日は社員の中で担当者を決めて役割分担を行います。誰かがリーダーシップを取って動くようにしなければ、せっかく時間をとってもスムーズに移転作業を進めることができません。

事前に上層部で話し合って綿密な計画を立てることも大事ですので、移転前には何度か打ち合わせを行います。